Office-Manager (m/w/d), ab 25 Std. / Woche

Aufgaben:

Als Office-Manager übernimmst Du im Team die Büroorganisation und bist die wichtige Informations-Schnittstelle für alle Mitarbeiter. Hinzu kommen u. a. folgende Aufgaben:

• Korrespondenz, Kontaktpflege und Organisation mit Kunden, Geschäftspartnern, Lieferanten, Banken, Behörden, Organisationen und Fachverbänden
• Führen und Verwalten der Kontaktdaten
• Führen und Überwachen der Terminplanungen für die Mitarbeiter des Bereichs Arbeitssicherheit
• Vorbereitung, Planung und Erledigung aller Vorgänge für Schulungen im Bereich Arbeitssicherheit
• Vorbereitung, Planung und Erledigung aller Vorgänge für die Dienstreisen der Mitarbeiter
• Bearbeitung betrieblicher Personalangelegenheiten (Einstellungen, Entlassungen, Urlaubsplanung, Erkrankungen und sonstiger Fehlzeiten) einschließlich formaler Aufbereitung, Ausstellung von Zeugnissen
• Durchführung und Protokollierung von Mitarbeitergesprächen
• Durchsicht und Verteilung der gesamten Eingangspost, Unterlagen und Fachzeitungen
• Telefonische und schriftliche Akquise inkl. Nachverfolgung
• Angebotserstellung inkl. Nachverfolgung
• Rechnungsstellung inkl. Mahnwesen für den Bereich Arbeitssicherheit
• Bearbeitung und Überwachung des internen Rechnungswesens

Qualifikation:

• Eine abgeschlossene Berufsausbildung oder als Quereinsteiger:in
• Ein Händchen für genaue und strukturierte Prozesse sowie Leidenschaft, echte Verantwortung für eigene Projekte zu übernehmen
• Selbständige, strukturierte Arbeitsweise und Flexibilität
• Gute EDV-Kenntnisse in MS-Office
• Bereitschaft und Fähigkeit, selbständig neues Wissen zu erwerben
• Hohe soziale Kompetenz und einen positiven Teamgeist
• Verhandlungssichere Deutsch-Kenntnisse in Wort und Schrift